Dla wielu przedsiębiorstw flota samochodowa jest jednym z najważniejszych narzędzi pracy. Niezależnie od tego, czy są to samochody osobowe dla przedstawicieli handlowych, pojazdy dostawcze dowożące towar do klientów, czy ciężki sprzęt budowlany – mobilność jest warunkiem koniecznym do generowania przychodów. Jednocześnie utrzymanie parku maszynowego generuje jedne z najwyższych kosztów stałych w firmie. Paliwo, serwis, leasingi, a wreszcie ubezpieczenia – to pozycje, które mocno obciążają budżet. Mądre zarządzanie tym obszarem, w tym odpowiednio dobrane ubezpieczenie floty, może przynieść firmie wymierne oszczędności i zapewnić ciągłość działania nawet w kryzysowych sytuacjach.

Czym jest ubezpieczenie flotowe i dlaczego warto je wdrożyć?

Tradycyjne podejście do ubezpieczania pojazdów, polegające na zawieraniu osobnych polis dla każdego auta w momencie kończenia się poprzedniej ochrony, sprawdza się w gospodarstwach domowych, ale w firmie jest nieefektywne i ryzykowne. Przy kilku czy kilkunastu autach łatwo przeoczyć termin, co grozi karami z Ubezpieczeniowego Funduszu Gwarancyjnego i, co gorsza, koniecznością pokrycia szkód z własnej kieszeni.

Rozwiązaniem systemowym jest umowa generalna, obejmująca wszystkie pojazdy w firmie. Mechanizm ten pozwala na ujednolicenie terminów płatności, uproszczenie administracji i – co najważniejsze – negocjację stawek hurtowych. Ubezpieczyciele chętniej oferują zniżki klientom flotowym, traktując ich priorytetowo. Dobrze skonstruowane oc komunikacyjne dla floty to baza, ale w biznesie kluczowe są rozszerzenia, takie jak Auto Casco (AC), Assistance czy ubezpieczenie Następstw Nieszczęśliwych Wypadków (NNW).

Szkodowość floty – klucz do niskich składek

W ubezpieczeniach flotowych cena polisy zależy w dużej mierze od historii szkodowej firmy, a nie tylko od marki i modelu pojazdów. Wskaźnik szkodowości (stosunek wpłaconych składek do wypłaconych odszkodowań) jest pilnie obserwowany przez analityków ubezpieczyciela. Wysoka szkodowość to sygnał alarmowy, który skutkuje drastycznym wzrostem składek w kolejnym roku (tzw. malusy).

Dlatego nowoczesne zarządzanie flotą to przede wszystkim prewencja. Wdrażanie polityki flotowej, szkolenia z bezpiecznej jazdy dla pracowników, monitorowanie stylu jazdy kierowców za pomocą telematyki czy systemy premiowe za bezszkodową jazdę – to działania, które realnie przekładają się na wynik finansowy. Broker ubezpieczeniowy często pomaga w analizie struktury szkód. Może się okazać, że większość stłuczek to drobne szkody parkingowe, które lepiej likwidować z bieżących środków firmy (wprowadzając np. udział własny w szkodzie, tzw. franszyzę), aby nie tracić zniżek na drogim ubezpieczeniu AC.

Assistance i samochód zastępczy – ciągłość biznesu

Awaria lub wypadek samochodu służbowego to nie tylko koszt naprawy. To przede wszystkim koszt utraconych korzyści: handlowiec nie dojedzie na spotkanie i nie podpisze umowy, dostawca nie dowiezie towaru na czas. Dlatego w pakietach flotowych tak istotny jest rozbudowany Assistance.

Standardowe warianty często mają ograniczone limity holowania (np. do 150 km), co w przypadku firm działających ogólnopolsko jest niewystarczające. Dla biznesu kluczowa jest opcja holowania bez limitu kilometrów na terenie kraju oraz gwarancja natychmiastowego podstawienia auta zastępczego tej samej klasy. To pozwala pracownikowi kontynuować podróż i realizować zadania służbowe bez zbędnych przestojów. Warto również zwrócić uwagę na zakres terytorialny ochrony – jeśli flota wyjeżdża za granicę, Assistance musi obejmować całą Europę.

Zielona flota i nowe wyzwania

Rynek motoryzacyjny przechodzi rewolucję. Coraz więcej firm decyduje się na włączenie do swojej floty pojazdów hybrydowych i elektrycznych, kierując się nie tylko ekologią, ale i korzyściami podatkowymi oraz niższymi kosztami eksploatacji. Ubezpieczenie „elektryków” rządzi się jednak swoimi prawami. Koszty naprawy takich aut są zazwyczaj wyższe, a dostęp do autoryzowanych serwisów i części bywa utrudniony.

Dobre ubezpieczenie flotowe musi ewoluować wraz z parkiem maszynowym firmy. Polisa powinna uwzględniać specyficzne ryzyka związane z elektromobilnością, takie jak kradzież kabli do ładowania, uszkodzenie stacji ładowania (wallboxa) czy awaria kosztownej baterii. Brokerzy śledzący te trendy potrafią wynegocjować warunki, które zabezpieczają firmę przed technologicznymi niespodziankami.

Wygoda administracyjna – system wyrównawczy

Dla księgowości i fleet managera ogromnym ułatwieniem jest system wyrównawczy w rozliczaniu floty. Zamiast wystawiać polisę i aneks do każdego nowego czy sprzedanego auta, ubezpieczyciel i klient rozliczają się w okresach kwartalnych lub półrocznych na podstawie zestawienia zmian we flocie. To eliminuje tony papieru i setki przelewów.

Ubezpieczenie floty to proces, a nie jednorazowy zakup. Wymaga stałego monitoringu, analizy rynku i elastycznego reagowania na zmiany w firmie. Profesjonalnie zarządzany program ubezpieczeniowy to gwarancja, że flota – będąca wizytówką firmy na drodze – jest zawsze gotowa do pracy.